Adjoint(e) administratif(ive) aux commandes

Boisbriand
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Maintenant
Date d'embauche
Maintenant
Lieu de travail
Boisbriand
Type d'emploi
Temps plein
Quart de travail
40 heures semaines (lun. au ven.)

Relevant de l’adjointe administrative aux opérations, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs aux commandes, à l’organisation des appels, à la préparation de commandes et rédaction de bons de commandes, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers. Elle collabore avec les gestionnaires de l’administration et son équipe dans la réalisation de leurs activités.

Description des tâches
  • Reçoit et filtre les communications et accueille les visiteurs, prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi et répare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez vous.
  • Tient à jour l’agenda des suivi de dossiers, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente.
  • Assiste au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers.
  • Traite les affaires courantes et soutient le directeur dans la gestion des demandes.
  • Voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports et en fait la mise en page.
  • Voit à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports.
  • Conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.
  • Effectue les réservations et fait le suivi administratif requis.
  • Détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi.
  • Rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet au personne concerner.
  • Agit à titre de personne ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel interne et externes.
  • Effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers, certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision.
  • Tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.
  • Assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux du personnels administratifs et voit à leur archivage conformément au système en vigueur.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités déjà énumérées est sommaire et indicative.
Expériences et qualifications demandées
  • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Connaissance avantage, Word et Excel;
  • Sens du service à la clientèle et de l’amélioration continue, tact et diplomatie;
  • Bon jugement et capacité d’analyse, rigueur et discrétion;
  • Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit de synthèse;
  • Autonomie, sens de l’initiative développé, professionnalisme;
  • Capacité à travailler sous pression et à bien gérer ses priorités;
  • Aptitudes pour les relations interpersonnelles et esprit d’équipe.
Aptitudes et compétences recherchées

Posséder de l’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction est un atout.

Si vous êtes intéressé par cette opportunité d'emploi, n'hésitez pas à soumettre votre candidature.